Veri Sorumlusu: Işıklar Holding A.Ş. ve bildiriminizde belirttiğiniz ilgili grup şirketi (birlikte «Şirket»).
1. Kişisel Verilerinizi Hangi Amaçla İşliyoruz?
Etik Bildirim Hattı aracılığıyla ilettiğiniz bilgiler; 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu («KVKK») ve ilgili mevzuat kapsamında, aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:
- Etik kurallara, şirket politikalarına ve mevzuata aykırılık iddialarının kayda alınması,
- Bildirimin incelenmesi, araştırılması ve soruşturulması,
- Gerekli düzeltici ve önleyici aksiyonların belirlenmesi ve uygulanması,
- Bildirim sahibi ile bildirim kodu üzerinden iletişim kurulması,
- Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve yetkili kamu kurumlarının taleplerinin karşılanması,
- Hukuki uyuşmazlıklarda savunma hakkının kullanılması.
2. Hangi Kişisel Verileri İşliyoruz?
Anonim bildirim yapmayı seçerseniz, sizden hiçbir kimlik veya iletişim bilgisi talep edilmez ve bu bilgiler kaydedilmez. Sistem IP adresinizi kaydetmemektedir.
Kimliğinizi paylaşmayı seçerseniz, aşağıdaki veriler işlenir:
- Kimlik verisi: Ad, soyad,
- İletişim verisi: Telefon numarası, e-posta adresi, iletişim için uygun zaman,
- Şirket ile ilişki bilgisi: Çalışan, tedarikçi, müşteri vb.
Her iki durumda da bildiriminizin içeriğinde yer alan; iddia edilen ihlale ilişkin açıklamalar, ilgili kişilere dair beyanlarınız, tanık bilgileri ve yüklediğiniz belgeler işlenmektedir.
3. Kişisel Verileriniz Kimlere Aktarılabilir?
Verileriniz yalnızca bilmesi gereken ilkesi çerçevesinde; bildirimi incelemekle görevlendirilmiş Etik Hat yetkilileri, ilgili şirketin uyum ve iç denetim birimleri ve gerektiğinde bağımsız hukuk müşavirleri ile paylaşılır. Yasal bir zorunluluk bulunması halinde yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına aktarım yapılabilir.
Bildirim sahibinin kimliği, açık rızası olmaksızın veya kanunen zorunlu olmadıkça, hakkında bildirim yapılan kişi dahil hiç kimseyle paylaşılmaz.
4. Verileriniz Nasıl Korunuyor?
- Bildirim içerikleri ve kimlik bilgileri veritabanında şifrelenerek saklanır.
- Yüklenen dosyalar internet üzerinden doğrudan erişilemeyen bir alanda şifreli tutulur.
- Görsellerdeki konum ve cihaz bilgileri (EXIF) otomatik olarak temizlenir.
- Panele erişen her kullanıcının her işlemi denetim kaydına alınır.
- Site üzerinde hiçbir üçüncü taraf takip, reklam veya analiz aracı kullanılmamaktadır.
5. Toplama Yöntemi ve Hukuki Sebep
Kişisel verileriniz, bu internet sitesi üzerinden elektronik ortamda, tarafınızca doldurulan form aracılığıyla toplanmaktadır. İşleme faaliyeti; KVKK md. 5/2-(ç) «veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi», md. 5/2-(e) «bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması» ve md. 5/2-(f) «veri sorumlusunun meşru menfaati» hukuki sebeplerine; kimliğinizi paylaşmayı tercih etmeniz halinde ayrıca açık rızanıza dayanmaktadır.
6. Saklama Süresi
Bildiriminiz ve ekleri, inceleme süreci tamamlandıktan sonra ilgili mevzuatta öngörülen zamanaşımı süreleri de gözetilerek belirlenen süre boyunca saklanır; sürenin sonunda silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
7. KVKK Kapsamındaki Haklarınız
KVKK md. 11 uyarınca; kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme, işlenme amacını öğrenme, yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme, silinmesini veya yok edilmesini isteme, yapılan işlemlerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonuç ortaya çıkmasına itiraz etme ve zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.
Taleplerinizi Şirketimizin internet sitesinde yer alan Veri Sahibi Başvuru Formu aracılığıyla iletebilirsiniz.
Not: Anonim bildirim yapmanız halinde, sizi tanımlayan hiçbir veri tutulmadığından bu haklar kapsamında bir eşleştirme yapılması teknik olarak mümkün olmayacaktır.
8. Bildirimde Bulunanın Korunması
İyi niyetle bildirimde bulunan hiç kimse, bu bildirimi nedeniyle olumsuz bir muameleye, misillemeye veya yaptırıma maruz bırakılamaz. Bilerek ve kasten gerçek dışı bildirimde bulunulması ise disiplin ve hukuki sorumluluk doğurabilir.